La llegada de las altas temperaturas al país, trae con ello la temporada de incendios forestales....
En esta guía práctica te contamos cómo fortalecer tus protocolos y mantener el control durante situaciones críticas. Además, conoce cómo los EMNS (Emergency Mass Notification System) como VIPER MASS aseguran la eficacia de tus comunicaciones en momentos clave.
Cuando ocurre una emergencia, no hay espacio para improvisaciones. La rapidez y la claridad con que se transmite la información son tan cruciales como la respuesta operativa misma. Sin un plan de comunicación definido, aumentan los riesgos, la desinformación y la incertidumbre.
Desde nuestra experiencia en gestión de crisis reales, sabemos que una comunicación eficaz puede ser la diferencia entre el caos y el control. Y aunque no existe una fórmula única que funcione para todas las organizaciones, sí hay estrategias que pueden adaptarse a la realidad y necesidades de cada empresa.
Esta guía está diseñada para ayudarte a implementar un plan robusto, alineado con el ciclo completo de una emergencia: prevención, respuesta y recuperación. Y sobre todo, con el respaldo de herramientas como nuestro sistema de notificaciones masivas de emergencia VIPER MASS, pensada para actuar cuando más se necesita.
5 pasos esenciales para elaborar un plan de comunicación de emergencias
1) Identifica los riesgos y escenarios críticos
Define claramente los tipos de emergencias que podrían afectar tu operación. Incendios, desastres naturales, incidentes de seguridad: cada escenario requiere una comunicación específica y bien anticipada.
2) Define un equipo a cargo del plan
Determina quién autoriza los mensajes, quién los emite y quién da seguimiento, la coordinación humana es tan importante como la tecnológica. Este equipo debe contar con acceso directo a la herramienta de envío y saber actuar bajo presión. La preparación previa es clave.
3) Establece protocolos y mensajes clave
En medio de una crisis, no hay tiempo para redactar desde cero. No dejes nada al azar, crea plantillas por tipo de evento, con un lenguaje claro, etapas de comunicación y mensajes específicos para cada público. Esto reduce tiempos y errores en plena crisis.
4) Selecciona canales confiables y diversos
No todas las personas reciben la información de la misma manera. Asegura la llegada del mensaje. Con VIPER MASS, puedes notificar a través de SMS, email, llamadas y apps móviles, al mismo tiempo y con confirmación de lectura. Esto mejora la cobertura y el control.
5) Evalúa, ajusta y entrena regularmente
Un plan de este tipo debe perfeccionarse constantemente. Para ello es necesario revisarlo periódicamente, realizar simulacros y actualizarse tras cada evento real o ejercicio. El seguimiento posterior permite identificar errores, medir tiempos de reacción y fortalecer el protocolo.
VIPER MASS tecnología para momentos críticos
Diseñar un buen plan es solo una parte del desafío, contar con una herramienta que permita ejecutarlo sin demoras es lo que marca la diferencia. VIPER MASS es una plataforma de notificación masiva que ayuda a gestionar las comunicaciones en cada uno de estos 5 pasos durante emergencias de forma rápida.
Al ser un EMNS flexible y adaptable a cualquier tipo de organización, desde una sola interfaz puedes enviar alertas a distintos grupos, monitorear su recepción y mantener la coordinación operativa. En resumen, te permite centralizar tu estrategia, ejecutar y evaluar su desempeño de manera simple y eficiente.
