La continuidad operacional es la capacidad de una empresa u organización para mantener activas sus funciones críticas durante y después de una interrupción provocada por alguna emergencia. Sin importar su tamaño, cualquier empresa debe tener un plan para garantizar sus operaciones y con ello su estabilidad financiera y la fidelidad de sus clientes.
Y es que, cuando nuestras operaciones se ven paralizadas, debemos recuperarnos en el menor tiempo posible, evitando que la contingencia afecte nuestras áreas críticas, como la cadena de suministros, logística o sistemas informáticos. Esto requiere una estructura de acciones y responsabilidades, donde una comunicación eficiente es vital.
Cuando hablamos de continuidad operacional, nos referimos a una planificación estratégica, donde se identifiquen los potenciales riesgos derivados en una interrupción de actividades, y se establezca cómo restaurar las operaciones rápidamente.
Este plan debería considerar, al menos estos 4 ejes:
● Evaluación de Riesgos: Mapear y evaluar los riesgos potenciales, considerando escenarios más generales, como desastres naturales, atentados y cortes de suministro energético, hasta llegar a otros específicos de cada rubro.
● Desarrollo de Estrategias: Crear estrategias para mitigar cada uno de los riesgos identificados y establecer procedimientos para mantener la normalidad de las operaciones en todo momento.
● Planificación de respuesta: En base al punto anterior, pasamos a diseñar acciones en un flujo de procesos, donde se especifique a los responsables.
● Herramientas: Con un plan ya delimitado, debemos levantar la demanda de recursos para llevarlo a cabo.
Un aspecto intrínseco a este plan son las comunicaciones, que deberían ser fluidas durante toda la contingencia. Primero, porque necesitamos alertar a las unidades esenciales de la empresa ante una amenaza inminente, pudiendo así actuar y minimizar las consecuencias. Y segundo, porque podremos notificar de un evento inesperado a otros stakeholders, como clientes y proveedores, resguardando nuestra reputación.
Para sustentar nuestro plan de continuidad operativa, debemos considerar la incorporación de una plataforma como VIPER MASS. Un sistema de notificaciones masivas de emergencia, que permita enviar mensajes a los actores correspondientes en el momento preciso, utilizando diversos canales de comunicación. Este sistema es 100 % web, con un diseño intuitivo y simple, adaptable al tamaño de cualquier empresa.
1. Comunicación rápida y precisa: Envía mensajes instantáneos a grandes grupos de personas, dentro y fuera de la organización, a través de múltiples canales de comunicación. Permitiendo que los mensajes se entreguen a las personas adecuadas en el momento preciso.
2. Eficiencia operativa: Gestiona la coordinación y comunicación de los diferentes actores, pudiendo garantizar la continuidad de procesos, sin largos periodos de interrupción, siendo eficientes en todo momento.
3. Ahorro de tiempo: Contar con un sistema automatizado para envío de mensajes, reduce los tiempos de gestión y permite destinar recursos humanos a otras funciones.
4. Cumplimiento normativo: Nuestro sistema de notificaciones masivas ayuda a cumplir con estas regulaciones al proporcionar un medio eficaz de comunicación durante una emergencia.
En definitiva, la continuidad operativa es esencial para la estabilidad y el éxito a largo plazo de cualquier compañía. Incorporar en la estrategia una comunicación efectiva, a través de herramientas como VIPER MASS, asegura que puedas responder rápidamente a cualquier contingencia, mejorando la eficiencia operativa y la gestión del tiempo.