Notificaciones masivas en un entorno educacional: ¿En qué debemos fijarnos?

Un sistema de notificaciones masivas de emergencia, como VIPER MASS, puede fortalecer el plan de emergencia en escuelas o universidades, pero su máximo provecho depende de algunos factores clave que revisaremos a continuación.

Los grupos de WhatsApp, llamados telefónicos o comunicaciones por escrito, no son suficientes por sí solos, si estamos pensando en alertar sobre una emergencia a estudiantes, apoderados, administrativos y académicos de un colegio o universidad. El factor de inmediatez, sumado a las particularidades de cada uno de estos grupos, hacen que estos canales no sean suficientemente efectivos para un plan de seguridad de un entorno educativo.

De ahí que cobra relevancia la integración de un sistema de notificaciones masivas de emergencia, como VIPER MASS, que facilite el envío de alertas a un número importante de personas, de manera simultánea e instantánea a través de correos, notificaciones push, mensajes de texto, entre otros. Si ocurre un incendio, por ejemplo, podremos informar a los apoderados, profesores y servicios de seguridad, al mismo tiempo que se llama a los estudiantes a evacuar.

Esta tecnología puede elevar la reputación de nuestra institución, mejorar la confianza de los apoderados y mantener protegidos a los alumnos, que son un grupo de alta vulnerabilidad ante un siniestro. Pero el éxito dependerá de la coherencia con el plan de emergencia y de cómo aseguramos que este último se mantenga vigente y alineado con las contingencias de la institución.

Teniendo ese aspecto bajo control, cabe preguntarse ¿en qué debemos fijarnos para evaluar la efectividad de un sistema de notificaciones masivas?

3 factores a considerar en un Sistema de Notificaciones Masivas de Emergencias

Accesibilidad:

La tecnología debe estar programada para que podamos enviar una alerta desde cualquier sitio, no únicamente desde el establecimiento. Esto resulta importante en el actual contexto de teletrabajo, ya que los responsables de la seguridad podrían no estar en el lugar fijo al momento de un incidente.

Desde el otro lado de la comunicación, el sistema debe ser capaz de enviar el mensaje a personas que no necesariamente se encuentren en el lugar (padres, personal de emergencia, autoridades, etc.) y de manera multicanal. En definitiva, la alerta debe dirigirse a un individuo y no a un dispositivo, porque no basta con que sea enviada, lo que queremos es que sea recibida y comprendida.

Mensajes:

Y justamente para la comprensión del mensaje, debemos elaborar nuestra matriz con los textos más adecuados para cada escenario y usuario. No usamos el mismo mensaje para alertar a un niño sobre un simulacro de sismo, que para un policía sobre un atentado terrorista. Sin embargo, ambos deben ser sencillos y con un llamado a la acción afectivo.

Evitar errores:

Siguiendo esa lógica, nosotros somos responsables de crear los textos e identificar todos los destinatarios y escenarios de emergencia posibles, pero la herramienta debe permitirnos cargar esta información y mantenerla actualizada en todo momento. Si así lo consideramos importante, el sistema debería permitirnos clasificar la ubicación de la sala de clases, los hechos por su gravedad o los estudiantes que requieren necesidades especiales, etc. Con ello, automatizamos los errores humanos y tenemos una mayor capacidad de reacción.

En definitiva, un sistema de notificaciones masivas debería ser siempre orientado al usuario, con la tecnología necesaria para apalancar nuestro plan de emergencias y con la capacidad para implementar mejoras de manera continua.

Y VIPER MASS cumple con todos estos requerimientos.